Tietosuoja

JÄSENREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE


Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10 §:n
mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoimista.


1. Rekisterinpitäjä:
Wasa team skaters ry
Postiosoite: Eräpolku 11, 65370 Vaasa.
Sähköposti: niina.hintikainen@gmail.com


2. Yhteyshenkilö jäsenrekisterin tietosuojaselostetta koskevissa asioissa:
Niina Hintikainen, puheenjohtaja niina.hintikainen@gmail.com
Päivi Öström, rahastonhoitaja wats.laskutus@gmail.com


3. Rekisterin nimi:
Wasa Team Skaters ry:n jäsenrekisteri


4. Rekisterin pitämisen peruste
Tietojen käsittely perustuu yhdistyksen jäsenyyteen.


5. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin,
seuraavissa asioissa:
• Jäsenten rekisteröinti
• Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. luistelijoiden ilmoittaminen kilpailuihin ja muut
kilpailuihin liittyvät asiat, joukkueiden kokoonpanojen julkaisut)
• Lisenssi- ja vakuutustietojen sekä henkilötietojen välittäminen Suomen
Taitoluisteluliitolle ja muille taitoluisteluseuroille kilpailuiden, testien sekä koulutuksen
yhteydessä.
• Sähköinen jäsenviestintä (lähetämme noin kaksi kertaa kuukaudessa jäsenistölle
sähköisiä tiedotteita)
• Jäsenviestinnän yhteydessä voidaan markkinoida sekä seuratuotteita että seuran kautta
myytäviä tuotteita (varainhankinta).
• Seuran laadun parantamiseen ja toiminnan toteuttamiseen sekä kehittämiseen
• Seuran jäsenet ilmoittautuvat jäsenrekisterimme kautta, jolloin valokuvien sekä tietojen
luvovuttaminen seuran käyttöön hyväksytään
• Joukkuelistojen luominen valmentajien ja joukkueenjohtajan sekä rahastonhoitajan
käyttöön mm. valmennukseen ja tiedottamiseen liittyviin asioihin

 

6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia käyttäjän antamia tietoja kuten;
• Nimi, puhelinnumero, postiosoite, syntymäaika ja sähköpostiosoite
• Laskun maksajan tiedot
• Huoltajan tai lähiomaisen tiedot
• Terveydentilaa koskevat tiedot (esim. erityisruokavaliot, allergiat, lääkitykset)
• Palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus

Jäsentä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:
• Jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai
muulla vastaavalla tavalla.


7 Tietojen säilyttämisaika
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5
määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja
Suomen Taitoluisteluliiton kilpailumääräysten mukaisesti. Lisäksi voimme olla
velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai
muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen
käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.


8. Henkilötietojen käsittelijät
Wasa Team Skatersin hallituksen jäsenet ja valmentajat voivat käsitellä henkilötietoja
voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa
henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle (laskutus, kirjanpitäjä), jolloin
takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan
tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.


9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti seuran toimesta EU:n tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle. Käytettäessä WhatsApp:ia sekä Facebookia yms. sosiaalista mediaa on
huomioitava että tietoja saattaa tallentua EU:n tai Euroopan ulkopuolisille palvelimille.
Luovutamme tietoja kolmansille ainoastaan kohdassa 11 esitellyissä tapauksissa.


10. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Jäsenrekisterimme tietoja ei myydä eikä vuokrata kolmansille osapuolille. Luovutamme
tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tilanteissa:
• Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden
tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan
lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
• Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja ulkoistetulle ostopalvelulle (kirjanpito ja laskutus),
jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan
tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asiamukaisesti.
• Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja
voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.
• Voimme luovuttaa tietoja Suomen Taitoluisteluliiton (STLL) sekä niiden alaisten
jäsenliittojen rekistereihin, kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin.


11. Evästeet ja selailun seuranta


12. Rekistöröidyn oikeudet
Olemme sitoutuneita tarjoamaan käyttäjillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia
tietosuojaan liittyen.
Alla listaamme erilaisia tapoja, joilla käyttäjämme voivat vaikuttaa tietojen keräämiseen ja
käsittelyyn;
• Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen: Wasa Team
Skaters ry, Eräpolku 11, 65370 Vaasa tai sähköpostitse osoitteeseen
wats.laskutus@gmail.com.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä
kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse.
• Oikeus kieltää sähköinen jäsenviestintä
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköinen jäsenviestintä ilmoittamalla siitä
sähköpostitse Wats.laskutus@gmail.com.


13. Oikeus poistaa tiedot rekisteristämme
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista
rekisterinpitäjän järjestelmistä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen
tai sähköpostitse wats.laskutus@gmail.com.


14. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä koskevat paperiset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti
tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja
muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat valvotuissa tiloissa.


15. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä
tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillamme. Muutokset voivat perustua
lainsäädännön muuttumiseen tai toimintamme kehittämisen vuoksi. Suosittelemme
tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.